Quelle est la mission principale du pôle Administration ?

Tout ce qui touche à l’administratif : signature des conventions, des contrats, déposer des demandes d’autorisations…
Il y a également l’aspect assurance de nos participants (sportifs et bénévoles) que nous sommes toujours en train de traiter, d’affiner, pour être sûrs qu’au 1^er jour des Playades, ce sujet soit bien clair pour nous tous.
Nous suivons également la BAL « LESPLAYADES2024 » dédiée à cet évènement : nous redirigeons les mails vers les pôles concernés avec des pics comme l’ouverture des pré-inscriptions et maintenant les allers-retours pour les validations d’inscriptions.
Et le plus gros point reste la gestion et l’organisation des bénévoles : c’est tout ce qu’on appelle au cinéma « le dépouillement », c’est à dire que l’on va ausculter au microscope et passer au peigne-fin chaque moment d’une journée pour savoir qui est où, combien de bénévoles, qui fait quoi (gestion des déchets, scan aux entrées, distribution des repas, encadrants sportifs…), comment ils se déplacent, combien de repas, etc… C’est tout l’enchaînement des évènements sportifs et soirées sur ces 5 jours/4 nuits que nous devons connaître, peut-être pas minute par minute mais au moins heure par heure – je remercie grandement Clément d’avoir pris la main sur ce point pendant mon congé mat’.
Nous sommes également rattachés aux pôles Sécurité (Clément) et Infrastructure (Mathieu et Cédric), ainsi nous pouvons compter les uns sur les autres en cas de besoin.

Quelle est la composition du pôle ?

Nous sommes une équipe de 4 personnes : Laurence, Christine, Catherine et Elodie issues des différentes entités (ACM, EI, CCS).

comment vous êtes-vous réparti les différentes actions ?

Tout simplement par affiliation : Christine et Laurence pour l’assurance, Catherine en tant que secrétaire de l’ASCM, pour la gestion des conventions, contrats… Elo pour l’organisation générale (participation aux réunions, tableaux excel et supervision du pôle).

Quelles ont été les difficultés que vous avez rencontrées et surmontées depuis le début du projet ?

Nous commençons tout juste à intégrer la machine Playades 2024, mais la plus grosse difficulté est d’organiser la gestion des bénévoles : recenser tous les besoins de chaque pôle, pour chaque jour, pour chaque sport/évènement et matcher avec les bénévoles c’est à dire trouver les bénévoles pour chaque besoin à un instant T.